Nidzica, dnia 16.11.2010 r.

OŚ.3092-1/ 21 /2010

 

DOTYCZĄCE PRZEPROWADZENIA USŁUGI AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO

dla projektu pn. „ Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Lipowo Kurkowskie-Łyna-Nidzica : Nr 1528N w lokalizacji od km 11+756,00 do km 20+029,61 , Nr 1264N w lokalizacji od km 25+741,00 do km 26+146,17”

postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – (t.j. z 2007 r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro (art.4 pkt 8 ustawy).

1. ZAMAWIAJĄCY :
Powiat Nidzicki
ul. Traugutta 23
13-100 Nidzica
Fax 89 6253279

2. NAZWA PROJEKTU REALIZOWANEGO W RAMACH RPO WiM 2007-2013:

„Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Lipowo Kurkowskie-Łyna-Nidzica : Nr 1528N w lokalizacji od km 11+756,00 do km 20+029,61 , Nr 1264N w lokalizacji od km 25+741,00 do km 26+146,17” - w ramach Osi Priorytetowej 5 – „Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna”, Działanie 5.1 – „Rozbudowa i modernizacja infrastruktury transportowej warunkującej rozwój regionalny”, Poddziałanie 5.1.6 – „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój regionalny”

3. INFORMACJE NT. PROJEKTU OBJĘTEGO WYKONANIEM AUDYTU ZEWNĘTRZNEGO :

1. Beneficjentem przedsięwzięcia jest Powiat Nidzicki, a jednostką realizującą projekt jest Powiatowy Zarząd Dróg w Nidzicy.
2. Całkowita wartość projektu zgodnie z umową o dofinansowanie wynosi 8 213 517,71 złotych, wydatki kwalifikowane projektu wynoszą; 7 774 448,47 zł., dofinansowanie (EFRR) 5 208 880,48 złotych.
3. Przedmiotem projektu jest przebudowa dróg powiatowych na odcinku Lipowo Kurkowskie-Łyna-Nidzica : Nr 1528N w lokalizacji od km 11+756,00 do km 20+029,61 , Nr 1264N w lokalizacji od km 25+741,00 do km 26+146,17 o łącznej długości 8678,78 m.
4. Kosztami projektu są : roboty budowlane, projekt budowlany, Inżynier kontraktu, nadzór autorski, audyt, promocja projektu.


4. OPIS PRZEDMIOTU ORAZ ZAKRESU ZAMÓWIENIA:

Przedmiot zamówienia obejmuje wykonanie audytu zewnętrznego projektu pn. „Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Lipowo Kurkowskie-Łyna-Nidzica : Nr 1528N w lokalizacji od km 11+756,00 do km 20+029,61 , Nr 1264N w lokalizacji od km 25+741,00 do km 26+146,17” objętego umową o dofinansowanie Nr UDA-RPWM.05.01.06-28-008/09-00 z dnia 30 grudnia 2009 r. , w sposób zgodny z :

1) wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WiM pn. „Wytyczne dla Beneficjenta dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r. , dostępnymi pod adresem :
(http://www.rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=376)
2) innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa polskiego i wspólnotowego


5. TERMIN I MIEJSCE REALIZACJI ZAMÓWIENIA

Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia- od dnia podpisania umowy.
Termin realizacji zamówienia - do 3 grudnia 2010 r.
Miejsce realizacji zamówienia – Starostwo Powiatowe ul. Traugutta 23 13-100 Nidzica.

6. WYMOGI UDZIAŁU WYKONAWCÓW

1) O udzielenie zlecania mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędne kwalifikacje i doświadczenie lub/i dysponują osobami zdolnymi do wykonania zlecenia.
2) Przez wykonawców o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu należy rozumieć podmioty posiadające:
a) udokumentowane kwalifikacje do realizacji zadań o podobnym charakterze,
b) udokumentowane doświadczenie:
-w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowych ze środków publicznych,
-związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
-w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego.
3) wykonawca ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zobligowany jest dołączyć do oferty:
a) wykaz wykonanych audytów zadań lub projektów finansowych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania oraz referencje potwierdzające
ich należyte wykonanie,
b) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z
informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
c) potwierdzone za zgodność z oryginałem dokumenty potwierdzające
kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4) Powyższe dokumenty powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia.
5) Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiednich kwalifikacji i doświadczenia przez wykonawcę stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o przeprowadzenie audytu projektu.
6) Audyt przeprowadzają przedmioty, które m.in.:
a) uprawnione są do badania sprawozdań finansowych na mocy ustawy z dnia 7 maja 2009 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, przedmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz o nadzorze publicznym ( Dz. U. z 2009 r., Nr 77, poz.649.)
b) posiadają kwalifikacje zawodowe do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz.1240)
c) w latach 2003-2006 zdały przed komisją powołaną w Ministerstwie Finansów egzamin pozwalający na wykonywanie zawodu audytora wewnętrznego oraz posiada pełną zdolność do czynności prawnych i korzystają z pełni praw publicznych, nie były karane za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe.
7) Mając na uwadze poprawność i kompleksowość audytu zalecane jest, aby jednym z członków zespołu audytowego była osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.

Oferta musi być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy, zgodnie z formą reprezentacji oferenta określoną w rejestrze handlowym lub innym dokumencie właściwym dla formy organizacji firmy oferenta.

PONADTO OFERTA MUSI ZAWIERAĆ NASTĘPUJĄCE DOKUMENTY :

1. Ofertę cenową przygotowaną zgodnie ze wzorem podanym w Załączniku Nr 1.
2. Aktualny wpis do rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej potwierdzającej dopuszczenie oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem, lub inny odpis aktu założycielskiego spółki czy też inny dokument właściwy dla oferenta – wystawiony nie wcześniej niż 6 m-cy przed upływem terminu składania ofert.
3. W przypadku podmiotów ubiegających się wspólnie o wykonanie zamówienia – umowę konsorcjum.
4. Oświadczenie o bezstronności i niezależności.
5. Oświadczenie o zapoznaniu się i przyjęciu do stosowania przy realizacji zamówienia wytycznych IŻ RPO WiM zgodnie z „Wytycznymi dla Beneficjentów dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r. dostępnymi na stronie internetowej pod adresem
(http://www.rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=376)
Dokumenty powyższe mogą być złożone w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez wykonawcę kserokopii.
Ocena spełnia warunki udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób : spełnia/ nie spełnia .
7. ZAKRES ZAMÓWIENIA OBEJMUJE :

Analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowanych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdawczości z projektu ze szczególnym uwzględnieniem osiągnięcia założonych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie. Podczas audytu powinny zostać zweryfikowane wszystkie poniesione wydatki, pozwalające wykonawcy audytu zewnętrznego wydać wiążącą i sporządzić raport w tym zakresie

1) Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary :
a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji.
b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,
c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej),
d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków ( faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodnie z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach),
f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami,
g) sprawdzenie zapewnionego przez Beneficjenta wkładu własnego,
h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków ( na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienia)
i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy),
j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Jednolity tekst : Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego projektu,
l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,
m) statusu podatkowego Beneficjenta,
n) sprawdzenie utrzymania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

2) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez :
a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. przepisy o rachunkowości oraz finansach publicznych, pzp),
b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
d) sprawdzeni poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmujące w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Uchwałę Prawo Zamówień Publicznych,
e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami),
f) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
g) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu,
h) utrzymanie zatrudnienia
i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników,
j) ocena prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej (o ile dotyczy), zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacji warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu (dotyczy wniosków o dofinansowanie nie uwzględniających pomocy publicznej),
k) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte,
l) ocena realizacji działań promocyjnych
m) ocena prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną),
n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowany),
o) ocena zakładanej wysokości kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował iż, tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowany),
p) sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości).

3) Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:
a) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu,
b) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.
4) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.:
a) sprawdzanie czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu,
b) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy ( w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.

5) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi:
a) polityki równości szans i niedyskryminacji,
b) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych),
c) polityki ochrony środowiska

6) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje :
a) potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych

8. ZNACZENIE OFERTY, MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT.

1. Ofertę należy umieścić w jednej kopercie oznaczonej napisem „Oferta na - AUDYT ZEWNĘTRZNY PROJEKTU Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Lipowo Kurkowskie-Łyna-Nidzica : Nr 1528N w lokalizacji od km 11+756,00 do km 20+029,61 , Nr 1264N w lokalizacji od km 25+741,00 do km 26+146,17” . Na kopercie należy podać nazwę i adres Wykonawcy, by umożliwić zwrot nie otwartej oferty w przypadku dostarczenia jej Zamawiającemu po terminie.
2. Termin składania ofert upływa 23 listopada 2010 r. o godz. 13.00. Oferty złożone po
terminie zostaną zwrócone bez otwierania. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu jest data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania przesyłką pocztową.

9. OPIS KRYTERIUM I SPOSOBU OCENY OFERT.
Oferty zostaną zweryfikowane pod kątem spełnienia warunków formalnych,
tj. dostarczenia niezbędnych - wymaganych niniejszym zapytaniem dokumentów
(spełnia/nie spełnia).
Z tych ofert, które spełnią warunki udziały w postępowaniu zostanie wybrana oferta
najkorzystniejsza cenowo.
Oferty zostaną ocenione za pomocą systemu punktowego, zgodnie z poniższym kryteriami:
- Cena brutto – 100%
- Cena będzie liczona według następującej formuły:

Cena brutto oferty najtańszej
Cena brutto oferty = Cena brutto oferty badanej x 100%

10. ROZSTRZYGNIĘCIE POSTĘPOWANIA I ZLECENIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA.
O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani drogą faxową lub mailową dnia 24 listopada 2010 r. Umowa na wykonanie audytu zostanie podpisana w terminie do 2 dni od rozstrzygnięcia postępowania.



11. SPOSÓB I TERMIN PRZEDSTAWIENIA WYNIKÓW AUDYTU
ZEWNĘTRZNEGO.

1. Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia Zamawiającemu raportu końcowego zawierającego wnioski audytu.
2. Do dyspozycji wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe:
a) umowa o dofinansowanie projektu,
b) wniosek o dofinansowanie projektu;
c) dokumenty z przeprowadzonych procedur o udzielenie zamówień publicznych,
d) umowy w sprawie realizacji projektu zawarte pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcami;
e) sprawozdania z realizacji projektu;
f) ewidencja finansowo-księgowa oraz dokumentacja księgowo-finansowa dotycząca realizowanych działań tj. wszelkie dokumentu księgowe (faktury, wyciągi bankowe
i inne),
g) wnioski o płatność wraz z wymaganymi załącznikami
3. Po przeprowadzeniu audytu i po dokonaniu analizy zabranych danych, Wykonawca przedłoży niezwłocznie Zamawiającemu do zaakceptowania 1 egzemplarz wstępnej wersji raportu końcowego ( w wersji papierowej i elektronicznej) opracowanej w języku polskim.
4. Zamawiający zapozna się z raportem oraz zgłosi ewentualne uwagi. W przypadku
zgłoszenia uwag przez Zamawiającego do wstępnej wersji raportu końcowego,
Wykonawca zobowiązany jest do ich pisemnego rozprzestrzenia.
Raport końcowy Wykonawca przekazuje w 2 egzemplarzach w polskiej wersji
językowej. Wraz z raportem w formie drukowanej, Wykonawca przekaże elektroniczną wersję raportu na płycie CD przygotowaną w standardzie programów z grupy Microsoft Office (MS Word, MS Exel).
5. Przyjęcie przez Zamawiającego ostatecznej wersji raportu końcowego stanowi
podstawę do wystawienia przez wykonawcę faktury VAT.
6. Raport końcowy audytu zewnętrznego powinien zawierać co najmniej :

1) podmiot audytu
a) datę sporządzenia,
b) nazwę i adres podmiotu realizującego projektu
c) struktura organizacyjna instytucji beneficjenta, opis komórki wdrażającej projekt.
2) przedmiot audytu
a) numer audytowanego projektu
b)termin realizacji projektu oraz zwięzły opis audytowanego projektu,
3) zakres audytu zawierający minimum poniższe informacje:
a) termin przeprowadzenia audytu,
b) czas wykonania audytu,
c) cel audytu
d)zakres przedmiotowy audytu
e) podjęte działania i zastosowanie techniki audytu ( kryteria dokonanych ocen)
f)ustalenia stanu faktycznego
g) określenie wielkości próby oraz metodologii jej odbioru
h)okres realizacji projektu, jaki podlegał audytowi
4)podmiot audytujący
a)nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyty,
b)imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu wraz ze wskazaniem funkcji przy przeprowadzeniu audytu.
5) wnioski z audytu z podziałem na zakresy ze wskazaniem ew. nieprawidłowości i zaleceń co do sposobu poprawy
a) wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji projektu wraz ze
wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter
systemowy
b) określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień
c) uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, zalecenia co do
sposobu poprawy stwierdzonych uchybień.
6) zamawiający zastrzega sobie prawo do informacji w zakresie oceny realizacji
audytu w każdym etapie.

12.Informacje o dotychczasowych kontrolach i audytach:

Na chwilę obecną brak zaleceń pokontrolnych. Dotychczas nie przeprowadzono kontroli ze strony Instytucji Zarządzającej ani też Urzędu Kontroli Skarbowej.

13.Metodologia ogólna audytu:
Audyt powinien być wykonany zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami. Podmiot przeprowadzający audyt winien w raporcie z przeprowadzonego audytu wskazać standardy w oparciu, o które audyty był przeprowadzony a także określić metodologię doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem potwierdzającym wiarygodność przyjętej metodologii. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obiektywizmu i profesjonalizmu czynności audytorskie winne być wykonywane przez zespoły przynajmniej dwuosobowe przy czym członkowie tych zespołów powinni być dobierani ze względu na posiadane kwalifikacje zgodne z charakterem stawianych im zadań.

14. Kontakt :

W przypadku pytań lub wątpliwości wyjaśnień udzieli Jolanta Tymińska tel. 896258212 fundusze@powiatnidzicki.pl


Starosta

Ludwik Ekiert