Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi audytu zewnętrznego projektu
pn. „Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Safronka- Janowiec Kościelny- Kuce Etap I: Nr 1560N odcinek od km 6+332 -7+328,65, Nr 1613 N odcinek od km 10+699 do km 12+368,47” współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007 – 2013 Oś Priorytetowej 5 – „Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna”, Działanie 5.2 – „Infrastruktura transportowa służąca rozwojowi lokalnemu”, Poddziałanie 5.2.2 – „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój lokalny”.
1. ZAMAWIAJĄCY:
Powiat Nidzicki
ul. Traugutta 23
13-100 Nidzica
Tel. Fax 89 6253279
e-mail: starosta.nni@powiatypolskie.pl
NIP 9840161589
Regon 510742505

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności. Zapytanie wysłane jest do potencjalnych oferentów, umieszczone na tablicy ogłoszeń w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie Zamawiającego www.powiatnidzicki.pl
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – (t.j. z 2007 r. Dz. U. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) – wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro (art.4 pkt 8 ustawy).

3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: „Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Safronka- Janowiec Kościelny- Kuce Etap I: Nr 1560N odcinek od km 6+332 -7+328,65, Nr 1613 N odcinek od km 10+699 do km 12+368,47” - współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury 2007 – 2013 Oś Priorytetowej 5 – „Infrastruktura transportowa regionalna i lokalna”, Działanie 5.2 – „Infrastruktura transportowa służąca rozwojowi lokalnemu”, Poddziałanie 5.2.2 – „Infrastruktura drogowa warunkująca rozwój lokalny”
Numer projektu: WND-RPWM.05.02.01-28-026/09
Całkowita wartość projektu: 4 004 911,72 zł
Kwota wydatków kwalifikowanych: 4 004 911,72 zł.
Kwota dofinansowania: 2 803 438,17 zł.
Okres realizacji projektu: 04.06.2007 r. – 30.11.2011 r.
Audyt zewnętrzny projektu należy wykonać w sposób zgodny z:
1) wytycznymi programowymi Instytucji Zarządzającej RPO WiM pn. „Wytyczne dla Beneficjenta dotyczące standardów audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Warmia i Mazury na lata 2007-2013” z dnia 13 kwietnia 2010 r. , dostępnymi pod adresem :
(http://www.rpo.warmia.mazury.pl/index.php?page=dzial&dzial_id=376)
2) innymi obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa polskiego i wspólnotowego.
4. ZAKRES ZAMÓWIENIA
1) Audyt zewnętrzny powinien obejmować następujące obszary :
a) sprawdzenie, czy opracowane przez Beneficjenta procedury zarządzania środkami finansowymi zapewniają rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji.
b) sprawdzenie, czy procedury wewnętrzne Beneficjenta gwarantują rzetelność wniosków o płatność oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,
c) badanie poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont, oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie wyodrębnionej ewidencji księgowej),
d) sprawdzenie zgodności sprawozdań z realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
e) ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych wydatków ( faktycznie poniesione, zasadne, celowe, oszczędne, zgodnie z zapisami w dokumentacji projektowej, w terminie realizacji projektu, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach),
f) kontrolę formalną faktur i ich zgodność z zapisami umów z wykonawcami,
g) sprawdzenie zapewnionego przez Beneficjenta wkładu własnego,
h) weryfikowanie kwalifikowalności poniesionych wydatków ( na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienia)
i) sprawdzenie sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta (jeśli dotyczy),
j) badanie zgodności kwot wynikających z zestawienia dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
k) kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Jednolity tekst : Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego projektu,
l) sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektu zgodnie z zasadami określonymi dla programu operacyjnego,
m) statusu podatkowego Beneficjenta,
n) sprawdzenie utrzymania przez Beneficjenta odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z projektem.

2) Audyt zgodności realizacji projektu odbywa się poprzez :
a) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z przepisami prawa (m.in. przepisy o rachunkowości oraz finansach publicznych, pzp),
b) ocenę zgodności realizacji projektu z dokumentami programowymi (program operacyjny, wytyczne i instrukcje, podręczniki procedur),
c) sprawdzenie zgodności realizacji projektu z wnioskiem i umową o dofinansowanie,
d) sprawdzeni poprawności udzielenia zamówień publicznych obejmujące w szczególności sprawdzenie, czy Beneficjent prawidłowo stosował Uchwałę Prawo Zamówień Publicznych,
e) potwierdzenie zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją projektową (wniosek o dofinansowanie z załącznikami),
f) sprawdzenie planowanego sposobu monitorowania osiągania celów projektu,
g) potwierdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu ze stanem faktycznym tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we wniosku/wnioskach o płatność w części dotyczącej postępu rzeczowego i postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji projektu,
h) utrzymanie zatrudnienia
i) sprawdzenie, czy cele projektu zostały zrealizowane i czy osiągnięto zakładany na dany okres poziom wskaźników,
j) ocena prawidłowości stosowania zasad pomocy publicznej (o ile dotyczy), zawartych w przepisach krajowych i wspólnotowych dotyczących pomocy publicznej oraz weryfikacji warunków wykluczających wystąpienie pomocy publicznej podczas realizacji projektu (dotyczy wniosków o dofinansowanie nie uwzględniających pomocy publicznej),
k) sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte,
l) ocena realizacji działań promocyjnych
m) ocena prawidłowości zakładanej rentowności projektu tj. czy wysokość generowanego dochodu jest zgodna z zakładaną we wniosku o dofinansowanie (nie dotyczy projektów objętych pomocą publiczną),
n) sprawdzenie kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował, iż nie może odzyskać podatku VAT, w związku z czym podatek VAT został uznany za koszt kwalifikowany),
o) ocena zakładanej wysokości kwalifikowalności podatku VAT (w przypadku, gdy Beneficjent zadeklarował iż, tylko część podatku VAT może odzyskać, w związku z czym koszt został uznany za częściowo kwalifikowany),
p) sprawdzenie, czy została zagwarantowana trwałość projektu (dotyczy audytu zewnętrznego realizowanego przed zakończeniem okresu trwałości).

3) Wizyta na miejscu realizacji projektu dotyczy m.in.:
a) sprawdzenie czy zrealizowana inwestycja jest zgodna z wnioskiem i umową o dofinansowanie, dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu,
b) potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych.
4) Audyt zgodności prowadzenia i archiwizowania dokumentacji dotyczy m.in.:
a) sprawdzanie czy wprowadzono mechanizmy zapewniające właściwy obieg i sposób archiwizowania wszystkich dokumentów związanych z realizacją projektu,
b) sprawdzenia czy wprowadzone mechanizmy ( w postaci wewnętrznych regulacji) są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie.

5) Audyt zgodności projektu z politykami wspólnotowymi:
a) polityki równości szans i niedyskryminacji,
b) polityki społeczeństwa informacyjnego (w tym rozwój nowoczesnych technologii informacyjnych i komunikacyjnych),
c) polityki ochrony środowiska

6) Audyt w zakresie zasad informacji i promocji obejmuje :
a) potwierdzenie wywiązania się przez Beneficjenta z obowiązku prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych

4. TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Termin rozpoczęcia realizacji przedmiotu zamówienia- od dnia podpisania umowy.
Termin realizacji zamówienia - do 27.09. 2011 r.
Miejsce realizacji zamówienia – Starostwo Powiatowe ul. Traugutta 23 13-100 Nidzica.

5. GŁÓWNE WARUNKI UDZIAŁU W ZAPYTANIU OFERTOWYM.

a. Uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
b. Wiedza i doświadczenie
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia.
c. Potencjał techniczny
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym.
d. Osoby zdolne do wykonania zamówienia
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące dysponowania osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
e. Sytuacja ekonomiczna i finansowa
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy spełniają warunki, dotyczące sytuacji ekonomicznej i finansowej.

6. ZAMAWIAJĄCY WYKLUCZY Z POSTĘPOWANIA:

1) wykonawców, którzy wyrządzili szkodę, nie wykonując zamówienia lub wykonując je nienależycie, jeżeli szkoda ta została stwierdzona orzeczeniem sądu, które uprawomocniło się w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania;
2) wykonawców, z którymi zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę w sprawie zamówienia publicznego albo odstąpił od umowy w sprawie zamówienia publicznego, z powodu okoliczności, za które wykonawca ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie albo wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed wszczęciem postępowania, a wartość niezrealizowanego zamówienia wyniosła co najmniej 5% wartości umowy;
3) wykonawców, w stosunku do których otwarto likwidację lub których upadłość ogłoszono, z wyjątkiem wykonawców, którzy po ogłoszeniu upadłości zawarli układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego;
4) wykonawców, którzy zalegają z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne, z wyjątkiem przypadków gdy uzyskali oni przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie, rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu;
5) osoby fizyczne, które prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
6) spółki jawne, których wspólnika prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
7) spółki partnerskie, których partnera lub członka zarządu prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
8) spółki komandytowe oraz spółki komandytowo-akcyjne, których komplementariusza prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
9) osoby prawne, których urzędującego członka organu zarządzającego prawomocnie skazano za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego;
10) podmioty zbiorowe, wobec których sąd orzekł zakaz ubiegania się o zamówienia na podstawie przepisów o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych za czyny zabronione pod groźbą kary.

Z postępowania o udzielenie zamówienia wyklucza się również wykonawców, którzy:
1) wykonywali bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem prowadzonego postępowania lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych wykonawców w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji;
2) nie wnieśli wadium do upływu terminu składania ofert, na przedłużony okres związania ofertą lub w terminie, albo nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą;
3) złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ lub mogące mieć wpływ na wynik prowadzonego postępowania;
4) nie wykazali spełniania warunków udziału w postępowaniu.

7. WYKAZ OŚWIADCZEŃ LUB DOKUMENTÓW, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ INNYCH WYMAGANYCH DOKUMENTÓW.

7.1 W celu wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć:
a) Oświadczenie o spełnianiu warunków (załącznik nr 3)
7.2 W celu wykazania braku podstaw do wykluczenia z postępowania o udzielenie zamówienia
Wykonawcy w okolicznościach o których mowa w pkt 6 należy przedłożyć:
a) Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia (załącznik nr 6)
7.3 Inne dokumenty:
a) Formularz oferty (Załącznik Nr 1),
b) Oświadczenie o wpisaniu na listę podmiotów uprawnionych do badania sprawozdania finansowego prowadzoną przez Krajowa Izbę Biegłych Rewidentów (Załącznik Nr 2),
c) Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia (Załącznik Nr 4),
d) Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie ( Załącznik Nr 5),
e) Spełnienie warunków bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta
(Załącznik Nr 7).
f) zaparafowany wzór umowy (załącznik 8)

Powyższe dokumenty i oświadczenia stanowią integralną część składanej oferty, jako element konieczny wymogów formalnych.

8. DOKUMENTY WYMAGANE NA ETAPIE PODPISANIA UMOWY:
Wybrany w ramach zapytania ofertowego Wykonawca winien w momencie podpisania umowy dodatkowo przedłożyć:
a) dokument rejestrowy KRS lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej (EDG),
wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
b) kopię dowodu osobistego osób, które będą uczestniczyły w procesie audytu zewnętrznego;
c) kopię dokumentów potwierdzających zadeklarowane kwalifikacje do przeprowadzenia audytu
zewnętrznego;

9. KRYTERIA OCENY OFERT.

Jedynym kryterium oceny ofert jest najniższa cena.
Cena oferty będzie oceniona według następującego wzoru:
Cnaj.
W pl = Rx ------------------
Cbad.

Wp1 – wartość punktowa obliczona do dwóch miejsc po przecinku
R – ranga o ocenie, tj. 100 pkt.
Cnaj. – cena najkorzystniejszej oferty (najtańszej)
Cbad. – cena oferty badanej


10. MIEJSCE, SPOSÓB I TERMIN SKŁADANIA OFERT

Ofertę należy złożyć w kopercie (przesłać lub złożyć osobiście) w siedzibie Powiatu Nidzickiego ul. Traugutta 23 13-100 Nidzica do dnia 09.09.2011 r. do godz. 11.00 z dopiskiem: „ Oferta na przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu pn.: „Przebudowa dróg powiatowych na odcinku Safronka- Janowiec Kościelny- Kuce Etap I: Nr 1560N odcinek od km 6+332 -7+328,65, Nr 1613 N odcinek od km 10+699 do km 12+368,47”

11. ROZSTRZYGNIECIE POSTĘPOWANIA I ZLECENIE REALIZACJI ZAMÓWIENIA
O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani faksem lub drogą mailową.
Zapłata za przedmiot zamówienia nastąpi w terminie 30 dni od daty dostawy i wpływu faktury VAT za wykonanie przedmiotu zamówienia.
Dodatkowych informacji udziela– Jolanta Tymińska pod numerem telefonu 0-89 625 82 12 oraz adresem e-mail: fundusze@powiatnidzicki.pl

12. ZAŁĄCZNIKI:

a) Załącznik Nr 1 - Formularz oferty,
b) Załącznik Nr 2 - Oświadczenie o wpisaniu na listę podmiotów uprawnionych do badania
sprawozdania finansowego prowadzoną przez Krajowa Izbę Biegłych Rewidentów,
c) załącznik nr 3 - Oświadczenie o spełnianiu warunków
d) Załącznik Nr 4 - Wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia ,
e) Załącznik Nr 5 - Wykaz wykonanych lub wykonywanych usług w okresie ostatnich trzech lat
przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w
tym okresie ,
f) Załącznik nr 6 - Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
g) Załącznik Nr 7 - Spełnienie warunków bezstronności i niezależności w stosunku do badanego
Beneficjenta.
h) Załącznik Nr 8 – wzór umowy
Powyższe dokumenty i oświadczenia stanowią integralną część składanej oferty, jako element konieczny wymogów formalnych.
13. DOKUMENTY WYMAGANE NA ETAPIE PODPISANIA UMOWY:
Wybrany w ramach zapytania ofertowego Wykonawca winien w momencie podpisania umowy dodatkowo przedłożyć:
a) Dokument rejestrowy KRS lub wypis z ewidencji działalności gospodarczej (EDG),
wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert;
b) Kopię dowodu osobistego osób, które będą uczestniczyły w procesie audytu zewnętrznego;
c) Kopię dokumentów potwierdzających zadeklarowane kwalifikacje do przeprowadzenia audytu
zewnętrznego;


Nidzica, dnia 02.09.2011 r.